Adopt & Update Jadual Lama: Strategi Bijak Atau Perangkap?

Dalam banyak projek pembinaan, situasi ini agak biasa berlaku.

Sebuah projek baharu bermula. Tempoh singkat. Tekanan untuk mobilisasi cepat.
Dan seseorang mencadangkan:

“Kita guna sahaja jadual projek lama. Update sikit, terus boleh pakai.”

Pada pandangan awal, ia kelihatan praktikal.
Tidak perlu bermula dari kosong.
Tidak perlu bina WBS semula.
Tidak perlu fikir logik dari awal.

Tetapi dalam banyak kes yang saya lihat, pendekatan ini sebenarnya menjadi punca awal masalah yang lebih besar.

Persoalannya bukan sama ada boleh guna jadual lama.
Persoalannya ialah:

Adakah jadual tersebut benar-benar sesuai dengan projek yang sedang dilaksanakan?

1. Struktur Jadual Projek Lama Tidak Mewakili Projek Sebenar

Jadual projek lama biasanya dibina berdasarkan:

• skop projek terdahulu
• kaedah pembinaan tertentu
• susunan kerja yang mungkin berbeza

Apabila jadual ini diambil dan digunakan semula tanpa penyesuaian menyeluruh, satu masalah utama akan timbul:
struktur jadual tidak lagi mencerminkan bagaimana projek sebenar akan dilaksanakan.

Contohnya:

• projek asal menggunakan kaedah pembinaan konvensional
• projek baharu menggunakan sistem IBS
• tetapi struktur aktiviti masih kekal sama

Akibatnya, jadual kelihatan lengkap…
tetapi tidak membantu pasukan memahami urutan kerja sebenar di tapak.

2. Logik Aktiviti Dibawa Tanpa Disemak

Dalam jadual projek, logik hubungan antara aktiviti adalah sangat kritikal.
Namun apabila jadual projek lama digunakan semula, logik ini sering:

• diambil bulat-bulat
• tidak disemak semula
• tidak disesuaikan dengan keadaan projek semasa

Ini menyebabkan:

• hubungan aktiviti tidak realistik
• float menjadi tidak bermakna
• critical path berubah-ubah tanpa sebab jelas

Lebih membimbangkan, pasukan projek mungkin tidak sedar bahawa:

jadual tersebut sebenarnya tidak lagi boleh dipercayai untuk membuat keputusan.

3. Duration Tidak Berdasarkan Keadaan Semasa

Duration dalam jadual projek lama biasanya berdasarkan:

• produktiviti projek lama
• sumber yang digunakan sebelum ini
• keadaan tapak yang berbeza

Apabila duration ini digunakan semula tanpa penilaian:

• tempoh kerja mungkin terlalu optimistik
• atau terlalu konservatif

Sebagai contoh:

projek lama di kawasan bandar dengan akses mudah
vs
projek baharu di kawasan pedalaman dengan kekangan logistik
Jika duration tidak disesuaikan, jadual akan memberikan gambaran yang salah tentang:

berapa lama kerja sebenarnya boleh disiapkan.

4. Jadual Tidak Selari Dengan Strategi Pelaksanaan

Setiap projek mempunyai strategi pelaksanaan yang berbeza:

• susunan zon kerja
• pembahagian pakej kerja
• kaedah pembinaan
• keutamaan kerja

Apabila jadual projek lama digunakan tanpa memahami strategi baharu, akan berlaku ketidaksepadanan:

• jadual menunjukkan satu urutan
• pelaksanaan sebenar berlaku secara berbeza

Dalam keadaan ini, jadual tidak lagi menjadi panduan.

Ia hanya menjadi dokumen yang wujud…
tetapi tidak boleh digunakan untuk mengawal projek.

5. Pasukan Projek Tidak Memahami Jadual

Satu kesan yang sering berlaku tetapi jarang dibincangkan ialah:

pasukan projek tidak benar-benar memahami jadual yang digunakan.

Kenapa?

Kerana jadual tersebut:

• dibina oleh orang lain
• untuk projek yang berbeza
• dengan andaian yang tidak lagi relevan

Apabila ini berlaku:

• jadual tidak dirujuk dalam mesyuarat
• keputusan dibuat tanpa merujuk program kerja projek
• kemas kini dibuat sekadar memenuhi keperluan laporan

Akhirnya, jadual kehilangan fungsi asalnya sebagai alat kawalan projek.

Bila “Adopt & Update” Sebenarnya Boleh Digunakan?

Ini penting.

Menggunakan jadual projek lama bukanlah sesuatu yang salah secara mutlak.

Ia boleh menjadi strategi yang bijak jika:

• digunakan sebagai reference, bukan template terus
• struktur WBS projek dibina semula
• logik aktiviti disemak sepenuhnya
• duration dinilai berdasarkan keadaan semasa
• strategi pelaksanaan projek difahami terlebih dahulu

Dalam erti kata lain:

kita belajar daripada jadual lama — bukan menyalinnya.

Strategi Bijak Atau Perangkap?

“Adopt & update” boleh menjadi:

✔ strategi bijak
atau
✖ perangkap yang perlahan-lahan merosakkan projek

Perbezaannya terletak pada satu perkara utama:

adakah jadual tersebut benar-benar mencerminkan projek yang akan dilaksanakan?

Jika jawapannya tidak jelas, maka risiko yang dihadapi bukan sekadar jadual yang lemah…

tetapi projek yang hilang arah kawalannya.

Dalam konteks projek pembinaan, setiap projek mempunyai pendekatan pelaksanaan yang berbeza, dan ini selari dengan amalan pengurusan projek pembinaan yang menekankan kepentingan strategi pelaksanaan yang jelas dan terancang.

Jadual Projek Bukan Dokumen — Ia Adalah Sistem Kawalan

Dalam banyak projek, jadual dianggap sebagai:

• dokumen kontrak
• keperluan laporan
• formality

Tetapi hakikatnya, jadual projek adalah:

alat untuk memahami bagaimana projek akan dibina, dipantau dan dikawal.

Dalam amalan profesional, pembangunan jadual projek yang berkesan sentiasa menekankan keperluan untuk menyesuaikan struktur, logik dan tempoh berdasarkan keadaan sebenar projek, selari dengan amalan pengurusan jadual projek yang baik.

Namun dalam banyak projek, prinsip ini tidak benar-benar diterjemahkan dalam penyediaan jadual sebenar.

Apabila jadual dibina dengan asas yang tidak tepat, seluruh sistem kawalan projek akan menjadi lemah.

Dan dalam banyak kes, masalah ini bermula dengan satu keputusan kecil:

“Kita guna sahaja jadual projek lama.”

Governance Insight (Executive Summary)

Adopting and updating an existing project schedule can appear to be an efficient approach, especially under time pressure at the early stage of a project. However, this practice can also introduce significant risks if not handled carefully.

This article highlights the key pitfalls of reusing old schedules without proper reassessment. These include mismatches in work structure, outdated activity logic, unrealistic durations, misalignment with execution strategy, and lack of understanding among project team members.

While previous schedules can serve as valuable references, they should not be directly reused without critical evaluation. Each project has unique characteristics that must be reflected in the Work Breakdown Structure, sequencing logic, and duration assumptions.

A project schedule should function as a reliable control system, not merely as a document. When a schedule fails to reflect the actual execution strategy, the project risks losing its direction and control.

Ultimately, the difference between a smart strategy and a hidden trap lies in one key question:
Does the schedule truly represent how the project will be executed?