Penggunaan Weightage dalam Pemantauan Kemajuan Projek

Dalam banyak projek pembinaan—terutamanya projek bangunan—permintaan untuk menggunakan weightage dalam pemantauan kemajuan masih kerap berlaku. Antara persoalan yang sering timbul ialah cara kira weightage atau bagaimana pengiraan weightage boleh digunakan untuk menghasilkan angka kemajuan projek yang lebih “mencerminkan” komposisi sebenar kerja.

Mengapa Weightage Masih Digunakan?

Dalam banyak kes, tiada justifikasi teknikal yang jelas diberikan untuk pengiraan weightage ini.

Ia biasanya berpunca daripada:

• Amalan lama semasa menggunakan spreadsheet
• Keperluan untuk melihat contribution setiap komponen projek
• Keinginan untuk memastikan angka kemajuan “masuk akal” kepada pihak pemantau

Pendekatan ini tidak semestinya salah.

Tetapi apabila cara kira weightage ini dibawa terus ke dalam MS Project tanpa memahami mekanisme asasnya, ia boleh menyebabkan tafsiran kemajuan menjadi tidak tepat.

Kebiasaannya planner akan cuba memenuhi permintaan pihak pelanggan dengan menambah column weightage dalam Microsoft Project, dan menggunakan formula sedia ada—kebiasaannya berasaskan Actual Duration / Duration.

Dalam beberapa projek yang saya review, cara planner menentukan weightage adalah seperti berikut:

Weightage = Duration aktiviti / Jumlah duration keseluruhan aktiviti

Contoh cara kira weightage diterangkan dalam artikel ini (Definisi Kemajuan Fizikal Projek), di mana setiap aktiviti diberi weightage berdasarkan bahagiannya terhadap jumlah duration keseluruhan.

Jika diperhatikan dengan lebih teliti, hasil akhir peratus kemajuan berdasarkan weightage tersebut selalunya tidak berbeza daripada % Complete yang dijana oleh MS Project.

Bagaimana MS Project Mengira Kemajuan?

MS Project tidak bergantung kepada pengiraan weightage secara manual.

Sebaliknya, ia menggunakan pendekatan duration-based aggregation, di mana:

• Aktiviti dengan duration lebih panjang memberi impak lebih besar
• Aktiviti pendek memberi impak lebih kecil

Dengan kata lain:

“Weightage” sebenarnya telah terbentuk secara semula jadi melalui duration aktiviti dalam jadual.

Di sinilah perkara penting yang sering tidak disedari:

Kaedah pengiraan weightage ini sebenarnya sama dengan cara MS Project mengira % Complete keseluruhan.

MS Project juga menggunakan prinsip yang sama:

• setiap aktiviti “beratnya” ditentukan oleh duration
• kemajuan keseluruhan adalah gabungan berwajaran (% Complete × duration)

Ini bermaksud:

Apabila planner menggunakan formula

% Complete = Weightage × % Progress

dengan weightage = duration / total duration,

👉 hasilnya akan sama dengan % Complete yang dijana oleh MS Project

Jadi, Kenapa Masih Diminta Kira Weightage?

Dalam banyak perbincangan dengan project team, jawapan yang sering diberikan ialah:

“Kami hanya mahu lihat % contribution setiap deliverable kepada kemajuan projek.”

Walau bagaimanapun, keperluan ini biasanya hanya timbul apabila terdapat jurang antara laporan dan keadaan sebenar di tapak.

Isu Yang Timbul di Tapak

Situasi berikut sering berlaku:

Laporan menunjukkan kemajuan fizikal projek sekitar 20%
Tetapi kerja fizikal di tapak belum benar-benar bermula.

Dalam keadaan ini, permintaan untuk memperbaiki pengiraan weightage biasanya timbul.

Namun, isu sebenar bukan pada formula—tetapi pada bagaimana jadual itu dibina.

Ia berkait dengan:

1. Dominasi Aktiviti Non-Physical

Preliminaries & General lazimnya mempunyai duration panjang.

Akibatnya:

Kemajuan fizikal meningkat lebih awal sedangkan kerja fizikal utama belum bermula.

2. Struktur Jadual Tidak Seimbang

Jika WBS tidak mencerminkan deliverable sebenar:

• contribution setiap komponen tidak tepat
• sebarang cara kira weightage yang digunakan tetap tidak menyelesaikan isu asas

3. Formula Menggantikan Realiti

Apabila pendekatan seperti:

% Kemajuan = Weightage × % Progress

digunakan sebagai asas utama pengiraan,

kemajuan tidak lagi dipacu oleh:

• turutan kerja sebenar
• aktiviti kritikal
• status pelaksanaan sebenar

Sebaliknya, ia dipacu oleh angka yang telah ditetapkan lebih awal.

Pendekatan Yang Lebih Sesuai

Penggunaan weightage masih boleh diterima—tetapi bukan sebagai cara utama dalam cara kira weightage kemajuan projek dalam MS Project.

Jika objektifnya adalah untuk memastikan kemajuan mencerminkan komposisi sebenar projek, pendekatan berikut lebih sesuai:

1. Kawal Contribution Melalui Duration

Sebagai contoh:

Jika sasaran sumbangan oleh item preliminaries ialah 5%,

maka:

Jumlah duration aktiviti non-physical perlu dikawal supaya tidak melebihi ±5% daripada keseluruhan duration projek.

Ini menghasilkan “weightage semula jadi” tanpa perlu formula tambahan.

Strukturkan WBS Berasaskan Deliverable

Apabila WBS dibina dengan betul:

• setiap komponen mempunyai representasi jelas
• contribution dikira secara automatik oleh sistem

Dalam keadaan ini, keperluan untuk pengiraan weightage manual menjadi minimum.

3. Gunakan Weightage Sebagai Layer Tambahan

Jika project team masih memerlukan weightage:

• ia boleh digunakan untuk tujuan pelaporan
• tetapi tidak menggantikan kaedah pengiraan utama

Ini memastikan:

integriti jadual tidak terjejas walaupun terdapat keperluan pelaporan tambahan

Kaitan Dengan Laporan Kemajuan

Dalam banyak kes, isu cara kira weightage ini berkait dengan bagaimana kemajuan ditafsir dalam laporan.

Untuk memahami bagaimana angka kemajuan boleh kelihatan baik tetapi tidak mencerminkan keadaan sebenar, rujuk artikel ini:
“S-Curve Kelihatan Lancar — Tetapi Projek Sebenarnya Sudah Bermasalah”

Kesimpulan

Isu utama bukan pada cara kira weightage atau pengiraan weightage itu sendiri.

Sebaliknya:

ia bermula apabila % kemajuan tidak menggambarkan apa yang sebenarnya berlaku di tapak.

Dalam konteks penggunaan Microsoft Project:

• pengiraan weightage berasaskan duration lazimnya hanya mengulangi mekanisme sedia ada
• ia tidak menyelesaikan punca ketidakseimbangan dalam jadual

Pada masa yang sama, keperluan pihak pemantau adalah jelas:

• kemajuan perlu mencerminkan realiti pelaksanaan
• dan sumbangan setiap deliverable perlu difahami

Oleh itu, pendekatan yang lebih tepat ialah:

• membetulkan struktur dan agihan duration
• menggunakan weightage sebagai layer pelaporan tambahan
• dan memastikan angka kemajuan boleh dipercayai

Akhirnya, kemajuan projek bukan sekadar angka—

tetapi satu gambaran yang mesti selari dengan realiti
untuk membolehkan projek dikawal dengan berkesan.